Pelastuskoiraliitossa otetaan käyttöön sähköinen koejärjestelmä, joka sujuvoittaa kokeiden ilmoittamista ja helpotta kokeisiin ilmoittautumista. Järjestelmän rahoitti Reijo Rautauoman säätiö, jonka tarkoituksena on edistää ja tukea pelastustoiminnan, katastrofiavun ja logistiikka-alan kehittämistä, koulutusta ja tutkimusta. Järjestelmän toteutti SprintIT, ja Pelastuskoiraliiton vapaaehtoiset Mikko Koljander ja Martti Koponen ovat olleet tiiviisti mukana järjestelmän suunnittelussa ja testaamisessa.
Martti Koponen on jo pitkään hoitanut liiton koekalenteria ja koetulosten ylläpitoa.
– Järjestelmän ansiosta järjestävä yhdistys voi myös muokata kokeensa tietoja itse, Martti Koponen kertoo. – Käsin tehtävän työn väheneminen vähentää toki myös virheiden mahdollisuuksia.
Kukin Pelastuskoiraliiton jäsenyhdistys nimeää koejärjestelmää varten kaksi yhdistyskäyttäjää, jotka huolehtivat kokeiden ilmoittamisesta koekalenteriin. Kokeeseen voi ilmoittautua heti, kun se on hyväksytty kalenteriin, mutta yhdistyskäyttäjän on hyväksyttävä ilmoittautuminen eli varmistettava kokelaan koepaikka.
– Yhdistyskäyttäjälle näkyvä ilmoittautumisten lista on anonyymi eli kokelaan nimen näkee vasta, kun hänen koepaikkansa on vahvistettu, Mikko Koljander selittää. – Ilmoittautumisista käy kyllä ilmi koetaso, eli jos kokeessa voi suorittaa sekä perus- että loppukokeita, voidaan ilmoittautumisista poimia tietty määrä kumpaakin.
Kokelas saa automaattiset sähköpostiviestit onnistuneesta ilmoittautumisesta ja erillisen viestin vahvistetusta koepaikasta. Sen jälkeen kokeen järjestävän yhdistyksen yhdistyskäyttäjä voi lähettää kokelaille järjestelmän kautta yhteisiä viestejä esimerkiksi kokeen aikataulusta.
Ilmoittautuminen kokeisiin
Kokeisiin ilmoittautumista varten harrastaja tarvitsee käyttäjätunnuksen. Sen hankinta onnistuu rekisteröitymällä käyttäjäksi koejärjestelmän kautta. Järjestelmään on tuotu koekäynnit vuosilta 2020–2023, joten jos harrastaja on käynyt pelastuskoirakokeissa tänä aikana, hänen tietonsa yhdistetään käyttäjätunnukseen rekisteröitymisen jälkeen. Kokeeseen ilmoittautuminen tehdään aina kirjautuneena.
– Koepaikan saamisesta tulee ilmoitus sähköpostitse sitten, kun kokeen järjestävä yhdistys on hyväksynyt ilmoittautumisen koeosuuteen, Mikko Koljander tähdentää. – Pelkkä ilmoittautuminen ei siis tarkoita koepaikkaa, vaan erillinen vahvistusviesti pitää aina odottaa.
Jotta kokeeseen voi ilmoittautua, tulee kokelaan syöttää järjestelmään myös koiran tiedot. Viimeisen neljän vuoden ajanjaksolta myös koirien tiedot on tuotu järjestelmään, ja ne yhdistetään ohjaajan tietoihin noin vuorokauden kuluessa rekisteröitymisestä, mutta uudet koirat jokainen lisää järjestelmään itse. Koiran tiedot lisätään järjestelmään vain kerran, ja sen jälkeen koiran kanssa voi ilmoittautua kokeisiin.
Kokelas voi ilmoittautua järjestelmässä useampaan saman lajin kokeeseen samanaikaisesti, esimerkiksi kolmen eri yhdistyksen järjestämään haku peruskokeeseen. Kun kokelaan ilmoittautuminen jonkin yhdistyksen järjestämään kokeeseen vahvistetaan, raukeavat muut kaksi ilmoittautumista. Kokelaalla voi siis olla ainoastaan yksi koepaikka yhdestä koelajista samalla koiralla. Eri koirien kanssa voi olla yhtä aikaa koepaikat samastakin lajista.
Arviointilomake sähköiseksi
Koetulosten ilmoittautuminen tehdään jatkossa mahdollisimman reaaliaikaisesti kokeessa järjestelmän kautta. Tulosten lähettämiseen tarvitaan verkkoyhteys, joten sen olisi hyvä toimia koepaikalla.
– Testaaja täyttää kokelaan arviointilomakkeen koejärjestelmän kautta. Kun arviointilomake tallennetaan, koetulos tallentuu järjestelmään ja arviointilomake lähtee kokelaalla sähköpostitse, Martti Koponen selittää. – Yhdistyksen ei siis tarvitse enää toimittaa tuloksia erikseen liittoon.
Ongelmatilanteissa aiemmin käytössä ollutta tulostettavaa arviointilomaketta voidaan edelleen käyttää palautteen antamiseen kokelaalle. Koepöytäkirjaa ei voi kuitenkaan enää toimittaa erikseen, vaan testaajan on tässä tapauksessa täytettävä arviointilomakkeet uudelleen järjestelmään tulosten tallentamista varten.
Keskeisimmät toimintatapojen muutokset:
- Paperilomakkeita ei tarvitse täyttää tai lähettää. Kokeeseen ilmoittaudutaan järjestelmän kautta ja arviointilomake täytetään siellä. Kokeista ei tehdä koontipöytäkirjoja.
- Koe tulee koekalenteriin heti, kun yhdistys on lisännyt sen järjestelmään. Liiton edustaja ei enää erikseen hyväksy kokeita kalenteriin.
- Kokeeseen voi ilmoittautua heti, kun koe on lisätty koekalenteriin. Kokelaalla voi olla vain yksi koepaikka kerrallaan kustakin koemuodosta samalla koiralla.
- Yhdistykset eivät enää voi järjestää etusija-kokeita omalle jäsenistölleen.
Näitä ja muita uuden järjestelmän toimintoja tarkastellaan koekauden 2024 aikana, jonka jälkeen voidaan tehdä muutoksia.
Kysymykset ja lisätiedot koejärjestelmästä: kokeet@pelastuskoiraliitto.fi
”Kiitos koeportaalin tekemisestä! Näyttää todella hyvältä uudistukselta ja vähentää paperien kanssa takkuamista koepaikalla. Luonnollisesti pieniä viilauksia joudutaan varmasti tekemään, kun käytön myötä tulee asioita vastaan, mutta näinhän se aina menee.” -SPeKL koetestaaja
”Pelastuskoiraliiton koeportaali projekti oli mukavaa vaihtelua tyypilliseen Odoo-käyttöönottoon verrattuna. Hyvä esimerkki siitä, miten hyvin Odoo taipuu erilaisiin prosesseihin eikä rajoitu pelkästään perinteisiin toimintohin, jotka tyypillisesti liitetään toiminnanohjausjärjestelmiin. Työskentely Pelastuskoiraliiton projektitiimin kanssa sujui erinomaisesti, erityiskiitos Mikolle, joka hoiti projektipäällikön roolia asiakkaan päässä mallikkaasti. Parasta projektin aikana oli päästä katsomaan koetilannetta paikan päällä ja uskon, että Odoo tulee helpottamaan koetulosten kirjaamista sekä uusien koetapahtumien julkaisua merkittävästi!” – Elmeri Niemelä, SprintIT
